Elektronická pošta dnes představuje jeden z nejčastějších způsobů komunikace, a to nejen v korporátní sféře. E-mail se pomalu ale jistě stává novou do poštovní schránkou, kterou je potřeba kontrolovat denně – a to i během dovolené. Rozhodl tak Nejvyšší soud a potvrdil tím doposud jen toliko předpokládané. Jakým okamžikem dojde k doručení elektronické pošty a proč je tento rozhodný moment “M” natolik důležitý? Právě tímto okamžikem se rozběhnou lhůty či doby, které je důležité sledovat, aby neproběhly bez povšimnutí. Praktické otázky týkající se doručování rozebíráme dále.
O co se v daném případě jednalo?
Nejvyšší soud vnesl do tématu doručování trochu více světla. V soudním sporu, který soud řešil, byl v postavení žalobce člen představenstva společnosti, který napadl oznámení o svém nezvolení na další období. Toto oznámení mu bylo doručeno prostřednictvím e-mailu v době, kdy čerpal dovolenou. Okamžik obdržení hrál zásadní roli pro určení výše odstupného – pokud by byl dotyčný o nezvolení informován s nedostatečným předstihem, jak se snažil prokázat, měl by nárok na vyšší odstupné.
Doručování dle zákonné úpravy
Moment doručení
Zde se dostáváme k rozhodujícímu momentu pro doručení. Za ten se považuje chvíle, kdy zpráva ocitne v dispoziční sféře adresáta (tj. je doručena do schránky poštovní či e-mailové) za předpokladu, že se s ní adresát seznámit skutečně mohl. Tento předpoklad se týká jednak doby, kdy měl možnost se s ní seznámit a jednak místa doručení, které adresát skutečné používá. Pokud tedy bude zpráva doručena uprostřed noci či vhozena do schránky v době, kdy byl dotyčný v práci, bude doručena až ve chvíli, kdy se s ní mohl fakticky seznámit. Dále např. jestliže poštovní doručovatel sdělí, že zásilku deponoval na poště, nelze považovat za dojití zásilky okamžik, kdy si adresát přečetl oznámení o uložení zásilky na poště; tímto okamžikem bude až začátek otevírací doby pošty následující pracovní den. Co se týče místa, za doručený nelze považovat např. dopis vhozený do schránky adresáta u jeho rekreační chaty, pokud se v ní v době doručování nezdržuje.
Není rozhodné, zda adresát se s obsahem zprávy opravdu seznámí, postačí jen faktická možnost tak učinit. Moment doručení nelze vázat na jeho ochotu si zprávu přečíst. Jestliže adresovaný sám doručení zmaří, tak se na zprávu hledí, jako kdyby doručena skutečně byla.
Je však třeba mít se na pozoru v případě, že doručovací adresa byla sjednána – pak dojde k doručení bez ohledu na to, zda se na této adrese zdržujete (až na výjimky jako např. neplánovaná hospitalizace viz níže).
V případě sporu platí, že dojití do dispoziční sféry adresáta prokazuje odesílatel.
Způsoby doručování
Poštovní schránka
Dopis je doručen na sjednanou adresu samotným vhozením do schránky. Výjimku představují případy, kdy by si ji v tento moment adresát nemohl vyzvednout. Pak doručení nastane prvním okamžikem takové možnosti (např. ráno po probuzení, návrat z práce, návrat po hospitalizaci…) viz dále. Za adresu pro doručení se považuje sjednaná adresa / adresa trvalého pobytu / místo podnikání ve věcech podnikání. Naopak pokud není ujednáno jinak, zásilka zpravidla není doručena, pokud se jedná o místo, kde se dotyčný běžně nezdržuje.
Speciálně pro případ odeslání zásilky prostřednictvím provozovatele poštovních služeb občanský zákoník stanoví domněnku dojití zásilky třetím pracovním dnem po odeslání, přičemž seznam provozovatelů poštovních služeb je přístupný na stránkách Českého telekomunikačního úřadu http://www.ctu.cz. Tato domněnka však může být vyvrácena. Jedná se o případy, kdy zásilka nebyla vůbec odeslána či doručena adresátovi, nebo byla odeslána na špatnou adresu, a dále pak pokud si adresát ze zásadních důvodů nemohl zprávu vyzvednout. Za takovou absolutní překážku vyzvednutí je považována neplánovaná hospitalizace či pochopitelně samotná smrt.
Co se týče pracovních vztahů, zákon před doručováním poštou preferuje jiné způsoby komunikace. Zaměstnavatel se musí nejprve neúspěšně pokusit zprávu doručit osobně na pracovišti.
A kdy nastává mnohdy obávaná fikce doručení? Při komunikaci s veřejnou správou je zpravidla doručováno do vlastních rukou. V případě, že se nepodaří písemnost doručit (adresát zásilku odmítne, je hospitalizován…) se zásilka ukládá, a to u správního orgánu, který ji vyhotovil, u obecního úřadu nebo na poště. Po uložení zásilky je adresát upozorněn, že si má písemnost vyzvednout ve lhůtě deseti dnů. Po jejím uplynutí se zásilka zpravidla vhazuje do schránky a nastává fikce doručení. Fikce doručení podle správního řádu nastává desátý den po upozornění adresáta. Jejím účelem je zabránit takzvanému “hraní mrtvého brouka”. Pokud však adresát prokáže svou nepřítomnost nebo vážný důvod k nepřevzetí pošty, může požádat o určení neplatnosti doručení.
Doručení e-mailu není podmíněno jeho otevřením či přihlášením se do systému elektronické pošty. Pro čas doručení platí pravidla výše zmíněná u doručování poštou.
Zde se vracíme k rozhodnutí Nejvyššího soudu. Ten zde poprvé vyslovil, že dovolená nezbavuje povinnosti elektronickou poštu kontrolovat. Dojití nelze vyvrátit pomocí nemožnosti vyzvednutí, pokud by adresátova absence byla plánovaná – jako například během dovolené (či jiných obdobných důvodů k nepřítomnosti).
V pracovněprávních vztazích platí pro platné doručení pravidlo, že zaměstnavatel může zaměstnanci elektronické zprávy odesílat a s takovou komunikací následně spojovat určité právní důsledky, pouze pokud:
zaměstnanec udělil písemný souhlas a je informován o následcích doručování, a
zaměstnanec sdělil zaměstnavateli elektronickou adresu pro doručování, která není v dispozici zaměstnavatele (nesmí se jednat o tzv. pracovní email, tedy adresu zaměstnavatele, adresu vytvořenou v rámci vlastní domény zaměstnavatele nebo intranetový účet zaměstnance), a
zaslaná písemnost je podepsána uznávaným elektronickým podpisem.
Písemnost je zaměstnanci doručena dnem, kdy zaměstnavateli potvrdí její převzetí. Jestliže jej zaměstnanec nepotvrdí, považuje se za doručenou 15. dnem od dodání.
Datová schránka
Pokud má adresát zřízenou datovou schránku, tak zpravidla platí desetidenní lhůta pro její přečtení. Po jejím uběhnutí se zpráva považuje za doručenou bez ohledu na to, zda se s ní daná osoba seznámila.
Závěrem
Ve světle rozhodnutí Nejvyššího soudu je tedy třeba dbát na kontrolu emailových schránek i na dovolené. Ačkoli se rozhodnutí týká online e-mailové schránky, je možno dovodit obdobné pravidlo také pro poštovní schránku. Z tohoto důvodu je více než žádané zajistit si po dobu Vaší nepřítomnosti např. osobu pro kontrolu pošty, a i přes samotný účel dovolené být na pozoru a kontrolovat také elektronickou poštu.