Současná právní úprava ukládá zaměstnavatelům značné administrativní břemeno v podobě celé řady oznamovacích povinností. Musejí pravidelně poskytovat údaje hned několika institucím – České správě sociálního zabezpečení, finanční správě, Ministerstvu práce a sociálních věcí či Českému statistickému úřadu. Celkem jde až o 25 hlášení. Požadované informace se přitom často opakují, avšak jednotlivé formuláře nejsou sjednocené. Systém je tedy nejen roztříštěný a zatěžující, ale zároveň zvyšuje riziko chybného nebo opožděného plnění, které může vést k sankcím.
Od 1. ledna 2026 má toto břemeno zmírnit novela zavádějící institut jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatele (dále jen „JMHZ“). Podstatou změny je soustředit všechny povinně hlášené údaje do jediného podání (obrazně řečeno „pětadvacet za cenu jednoho“) a to pak doručit elektronicky. Zaměstnavatel bude nově povinen předávat údaje výhradně v podobě datové věty – a to prostřednictvím datové schránky, portálu ČSSZ nebo technického datového rozhraní (e-Podání). Hlášení se bude podávat vždy nejpozději do 20. dne následujícího měsíce.
Nové subjekty bude nutné registrovat: v případě zaměstnavatele nejpozději dva pracovní dny před nástupem prvního zaměstnance, a v případě zaměstnanců nejpozději v den jejich nástupu. Ukončení pracovního poměru či zánik zaměstnavatele pak bude nutné oznámit do osmi dnů.
Záměr zákonodárce je zřejmý: naplnit dlouhodobě sledovaný cíl digitalizace veřejné správy. Jednotný systém odstraní nutnost duplicitních podání vůči různým orgánům a sníží náklady zaměstnavatelů. Stát naopak získá komplexní databázi umožňující sledovat vývoj mezd v čase i v jednotlivých regionech. JMHZ má nalézt uplatnění i v dalších situacích, například při žádostech o hypotéku (se souhlasem zaměstnance). Novela si rovněž klade za cíl omezit nelegální zaměstnávání díky transparentnějšímu systému evidence pracovníků.
Zákon stanoví postupnou účinnost: jako celek vstoupí v platnost 1. ledna 2026, ale samotná povinnost podávat jednotné měsíční hlášení začne platit až od 1. července 2026.